Il servizio di Gestione dell'archivio di deposito si colloca alla base della piramide dei servizi di archiviazione con prerogative specifiche, inerenti alla conservazione delle Uda (Unità di archiviazione).

In modalità di outsourcing, il servizio si sviluppa attraverso tre fasi operative.

1. Analisi delle problematiche esistenti e predisposizione del progetto operativo. Questa fase comprende sia la consulenza nell'analizzare le esigenze operative del cliente, la sua logica di archiviazione e le necessità di consultazione, sia la definizione di un modello operativo e di un'architettura tecnologica per la conservazione e la consultazione della documentazione: fisica, ottica, on line, ecc.
2. La Presa in carico dell'archivio che comincia dal prelievo della documentazione presso il cliente e prosegue con il trasporto fino al Centro di Archiviazione. Il materiale documentario viene ordinato, schedato, inscatolato ed infine stoccato su scaffalature idonee; per ogni Unità di archiviazione, avviene la relativa associazione alle coordinate logistiche, in base al posizionamento in magazzino.
3. La Consultazione dell'archivio è abilitata fino a cinque modalità di richiesta: per scatola, faldone, fascicolo, sottofascicolo e singolo documento. Le consultazioni sono evase in base alle procedure codificate di richiesta e di inoltro dei documenti, con la possibilità opzionale della scansione e dell'inoltro, per via telematica, dei documenti.

L’archiviazione ottica è finalizzata ad un più rapido accesso all’informazione e uno snellimento dei processi lavorativi.
La REAR è strutturata con un centro di acquisizione dotato di scanner professionali adatti alla digitalizzazione massiva dei diversi formati (A/4, A/3, A/0, fascicolato, sfascicolato…), garantendo la massima qualità di risoluzione dell’immagine nel rispetto del supporto cartaceo (documentazione di notevole interesse).
La procedura prevede un'accurata ed approfondita analisi preliminare per definire i documenti cartacei che per tipologia, frequenza di consultazione e formato necessitano di tale tipo di lavorazione.

In particolare il servizio prevede:

1. Normalizzazione dei documenti  attraverso l’apertura delle scatole/buste contenenti la documentazione, rimozione di attache, punti metallici, elastici o altro che impediscano un facile inserimento dei fogli nello scanner.
2. Acquisizione documenti con annesso processo d’enhancement per il miglioramento della qualità delle immagini (despeckling, deskewing, etc.)
3. Verifica Immagini
4. Digitalizzazione delle immagini con i dati chiave che la identificano
5. Archiviazione su dispositivo ottico e/o su server
6. Rinormalizzazione in contenitori standard del fascicolo dopo la fase di Scansione
7. Stampa in locale di immagini remote
8. Gestione procedure di accesso alle informazioni (sicurezza)
9. Integrazione con le procedure degli utenti
10. Nessun investimento in personale, hardware e software
11. Reporting on-line

Tale servizio può essere svolto, sia presso la sede della REAR (outsourcing), sia presso il cliente (insourcing) e prevede le seguenti fasi:

1. Analisi della documentazione
2. Individuazione delle informazioni rilevanti per il cliente
3. Estrapolazione e data entry delle informazioni
4. Eventuale creazione di database per il cliente
5. Caricamento su database
6. Eventuale attività di digitalizzazione delle pratiche e collegamento delle immagini al data base

Tale servizio può essere svolto, sia presso la sede della REAR (outsourcing), sia presso il cliente (insourcing) e prevede le seguenti fasi: 

1. Raccolta della documentazione presso la casella postale del cliente
2. Presa in carico della documentazione
3. Verifica dei documenti per ulteriore lavorazione
   • Processi di acquisizione ottica
   • Processo di archiviazione fisica
   • Processo di spedizione tramite Servizio Navetta e/o Postale

Il sistema di gestione archivi è un’applicazione interamente web-based che permette di gestire tutte le attività previste dal servizio di outsourcing archivistico dei documenti. Il sistema permette di accedere e consultare i documenti digitalizzati in modo rapido e puntuale grazie all’utilizzo di una semplice interfaccia web-like grafica e intuitiva. Il sistema di gestione documentale DMS (Document Management System) permette una gestione completa di tutte le necessità documentali del Cliente fornendo una piena tracciabilità del documento a partire dalla gestione fisica, nelle fasi di custodia e conservazione, fino al reperimento delle informazioni attraverso la gestione della copia elettronica. L’intero processo prevede la messa in opera di un sistema di gestione documentale dotato di una piattaforma innovativa capace di coordinare e verificare tutte le lavorazioni dei singoli procedimenti:

• Presa in carico degli Archivi.
• Catalogazione/Inventariazione.
• Gestione logistica dei depositi.
• Gestione ed evasione delle richieste di movimentazione e di rientro.
• Digitalizzazione dei documenti.
• Gestione degli archivi digitali.
• Gestione della sicurezza e della riservatezza delle informazioni.
• Ricerca, consultazione e stampa dei documenti digitalizzati.
• Metadatazione dei documenti digitali.
• Firma digitale massiva dei documenti digitali.

Il sistema è organizzato in un insieme di aree gestionali separate ed indipendenti. Ogni utente del sistema ha la possibilità di accedere alle sole aree di competenza.

6.1   Aree gestionali

1. Gestione Ced
2. Gestione Clienti
3. Gestione Utenze
4. Gestione Barcode
5. Gestione Presa in Carico
6. Gestione Metadati/Metadatazione
7. Gestione Deposito
8. Gestione Movimentazione/Rientro
9. Gestione Reportistica
10. Gestione Serie
11. Ricerca e Consultazione
12. Gestione Archivio
13. Gestione Titolario
14. Gestione Scarto

6.1.1   Gestione Ced  

Gestione utenze sistemistiche: creazione nuovi utenti, assegnazione a ruoli nel sistema e permessi. Le utenze di sistema sono assegnate ai soli operatori interni e agli addetti alla produzione.

6.1.2   Gestione Clienti  

Ogni Cliente, inteso come Aziende/Ente, nel sistema viene trattato e gestito in maniera conforme alle proprie esigenze e alla propria struttura organizzativa: tipologia di documenti trattati, tipo di lavorazione, ecc.

6.1.3   Gestione Utenze  

Gestione utenze utilizzatrici: creazione nuovi utenti per Cliente, profilazione, zone di competenza, permessi e restrizioni. Le utenze sono quelle da affidare al personale dei Clienti per consentire la consultazione, le richieste di movimentazione, etc.

In particolare, è possibile definire in modo flessibile e personalizzato i profili di accesso alle informazioni (visualizzazione, stampa, download, etc.).

6.1.4   Gestione Barcode  

Supporto alle attività legate ai barcode:

• Generazione e stampa delle etichette adesive con i barcode
• Associazione tra barcode ed unità archivistiche

6.1.5   Gestione Presa in Carico  

Organizzazione e pianificazione delle operazioni di presa in carico della documentazione. Assegnazione degli operatori di logistica, stampa dei verbali di presa in carico. Il sistema è predisposto anche per l’utilizzazione di dispositivi palmari per gli operatori.

6.1.6   Gestione Metadati/Metadatazione  

Configurazione degli schemi dei metadati per serie archivistica. Tale funzionalità rende il sistema fortemente flessibile in quanto l’operatore ha la possibilità di definire i campi di metadatazione di una determinata tipologia documentale attraverso interfaccia grafica. In tal modo è possibile gestire all’interno dello stesso sistema serie archivistiche fortemente eterogenee.
Interfaccia specifica per gli operatori di data entry per l’associazione dei metadati ai documenti. Sono previste le modalità:

• Con supporto grafico
• Senza supporto grafico

6.1.7   Gestione Deposito  

Modulo per la gestione delle attività logistiche:

• Modellazione dei locali destinati alla custodia degli archivi con localizzazione (attraverso coordinate specifiche) di ogni singola cella di conservazione della documentazione
• Esplorazione bidirezionale del deposito (dall’unità archivistica alla sua posizione fisica e viceversa)

• Ottimizzazione degli spazi per la conservazione.

6.1.8   Gestione Movimentazione/Rientro  

Supporto al flusso di lavoro delle richieste di movimentazione:

• Creazione della richiesta da parte degli utenti o degli operatori
• Tracciabilità della posizione della documentazione da movimentare
• Verifica disponibilità della documentazione da movimentare
• Creazione modulistica (richieste, consegna e mancata consegna)
• Gestione SLA
• Flusso di rientro

6.1.9   Gestione Reportistica  

Riepilogo statistiche sui dati classificati:

• Raggruppamento qualitativo;
• Raggruppamento quantitativo;

I dati soggetti a classificazione possono essere raggruppati per data, fascia di appartenenza per variabili di tipo numerico o alfanumerico, tipo di documento e provenienza. Generazione grafici di vario tipo: istogrammi, barre, 3d, etc.

6.1.10   Gestione Serie  

Creazione delle serie archivistiche per ogni Cliente, con definizione di struttura, domini, schemi di metadati e Titolario di Classificazione.

6.1.11   Ricerca e consultazione  

Interfaccia dedicata all’individuazione e alla consultazione delle unità archivistiche presenti nel sistema. La consultazione può avvenire via web, con visualizzazione diretta o previo download della copia digitale del documento.

6.1.12   Gestione Archivio  

Configurazione della composizione dell’archivio documentale di ogni Cliente su cinque livelli distinti:

• Scatola
• Faldone
• Fascicolo
• Sottofascicolo
• Documento.

Definizione delle regole di contenimento e delle proprietà di logistica.

6.1.13   Gestione Titolario  

Configurazione Titolario di Classificazione multi-livello per Cliente.

Associazione delle Serie Archivistiche a voci del Titolario.

6.1.14   Gestione Scarto  

Produzione periodica dei modelli di proposta di scarto con possibilità di proiezione per anni successivi. Definita la consistenza dell'archivio è possibile compilare l'elenco del materiale documentario da scartare e procedere effettivamente a distruggere i documenti scaduti.

Analizzando i dati riportati nel Primo Rapporto prodotto dall’Osservatorio Digitale, voluto da InfoCamere emergono una serie di informazioni di assoluto interesse:

• Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte con un costo, per singola operazione di 18 Euro.

• Un documento su venti va smarrito.

• Il 3% dei documenti sono archiviati erroneamente ed il costo per recuperare un documento non archiviato correttamente è di 120 Euro.

 Tutto ciò si traduce in inefficienze di gestione dei documenti che, sempre secondo il rapporto in esame, hanno un impatto complessivo sul Sistema-Italia compreso fra 42 e 70 miliardi di Euro, pari al 3-5% del PIL Italiano. L’analisi evidenzia dati generali riconducibili senza sforzo, e con le dovute proporzioni, alle singole realtà produttive che costituiscono il Sistema-Italia,  per le quali operare scelte innovative e valide in termini di risparmio e produttività costituisce non solo un opportunità, ma addirittura un obbligo.

REAR si propone come partner tecnologico ad alto valore aggiunto per le aziende che la scelgono, fornendo soluzioni dinamiche,  ritagliate su misura sulle specifiche esigenze ed a costi ragionevoli, variabili e senza investimenti di alcun tipo.

REAR è il partner ideale per l’azienda che vuole affidare all’esterno la gestione di propri documenti.