Servizi – Gestione documentale OLD

Gestione di archivi e magazzini

La gestione completa di magazzini e degli archivi rappresenta un’attività impegnativa e costosa per le aziende. Per questo REAR si propone offrendo un servizio di massima efficienza in questo ambito, partendo dalla gestione delle scorte di magazzino all’archiviazione dei documenti fino all’informatizzazione degli archivi.

REAR opera in piena autonomia organizzativa investendo in professionalità, tecnologia e spazi.

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Analizzando i dati riportati nel Primo Rapporto prodotto dall’Osservatorio Digitale voluto da InfoCamere emergono una serie di informazioni di assoluto interesse:

  • ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte con un costo, per singola operazione di 18 Euro
  • un documento su venti va smarrito
  • il 3% dei documenti sono archiviati erroneamente ed il costo per recuperare un documento non archiviato correttamente è di 120 Euro

Tutto ciò si traduce in inefficienze di gestione dei documenti che, sempre secondo il rapporto in esame, hanno un impatto complessivo sul Sistema-Italia compreso fra 42 e 70 miliardi di Euro, pari al 3-5% del PIL Italiano. L’analisi evidenzia dati generali riconducibili senza sforzo, e con le dovute proporzioni, alle singole realtà produttive che costituiscono il Sistema-Italia, per le quali operare scelte innovative e valide in termini di risparmio e produttività costituisce non solo un opportunità, ma addirittura un obbligo.

REAR è il partner ideale per l’azienda che vuole affidare all’esterno la gestione di propri documenti, in quanto si propone come partner tecnologico ad alto valore aggiunto, fornendo soluzioni dinamiche, ritagliate su misura sulle specifiche esigenze e a costi ragionevoli, variabili e senza investimenti di alcun tipo.

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Il servizio di Gestione dell’archivio di deposito si colloca alla base della piramide dei servizi di archiviazione con prerogative specifiche, inerenti alla conservazione delle Uda (Unità di archiviazione).

In modalità di outsourcing, il servizio si sviluppa attraverso tre fasi operative:

  • analisi delle problematiche esistenti e predisposizione del progetto operativo. Questa fase comprende sia la consulenza nell’analizzare le esigenze operative del cliente, la sua logica di archiviazione e le necessità di consultazione, sia la definizione di un modello operativo e di un’architettura tecnologica per la conservazione e la consultazione della documentazione: fisica, ottica, on line, ecc.
  • la presa in carico dell’archivio che comincia dal prelievo della documentazione presso il cliente e prosegue con il trasporto fino al Centro di Archiviazione. Il materiale documentario viene ordinato, schedato, inscatolato ed infine stoccato su scaffalature idonee; per ogni Unità di archiviazione, avviene la relativa associazione alle coordinate logistiche, in base al posizionamento in magazzino.
  • la consultazione dell’archivio è abilitata fino a cinque modalità di richiesta: per scatola, faldone, fascicolo, sottofascicolo e singolo documento. Le consultazioni sono evase in base alle procedure codificate di richiesta e di inoltro dei documenti, con la possibilità opzionale della scansione e dell’inoltro, per via telematica, dei documenti.
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L’archiviazione ottica è finalizzata ad un più rapido accesso all’informazione e uno snellimento dei processi lavorativi. REAR è strutturata con un centro di acquisizione dotato di scanner professionali adatti alla digitalizzazione massiva dei diversi formati (A4, A3, A0, fascicolato, sfascicolato…), garantendo la massima qualità di risoluzione dell’immagine nel rispetto del supporto cartaceo (documentazione di notevole interesse).
La procedura prevede un’accurata e approfondita analisi preliminare per definire i documenti cartacei che per tipologia, frequenza di consultazione e formato necessitano di tale tipo di lavorazione.

In particolare il servizio prevede:

  • normalizzazione dei documenti attraverso l’apertura delle scatole/buste contenenti la documentazione, rimozione di attache, punti metallici, elastici o altro che impediscano un facile inserimento dei fogli nello scanner
  • acquisizione documenti con annesso processo d’enhancement per il miglioramento della qualità delle immagini (despeckling, deskewing, etc)
  • verifica delle immagini
  • digitalizzazione delle immagini con i dati chiave che la identificano
  • archiviazione su dispositivo ottico e/o su server
  • rinormalizzazione in contenitori standard del fascicolo dopo la fase di scansione
  • stampa in locale di immagini remote
  • gestione procedure di accesso alle informazioni (sicurezza)
  • integrazione con le procedure degli utenti
  • nessun investimento in personale, hardware e software
  • reporting on-line
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Tale servizio può essere svolto sia resso la sede di REAR (outsourcing) sia presso il cliente (insourcing) e prevede le seguenti fasi:

  • analisi della documentazione
  • individuazione delle informazioni rilevanti per il cliente
  • estrapolazione e data entry delle informazioni
  • eventuale creazione di database per il cliente
  • caricamento su database
  • eventuale attività di digitalizzazione delle pratiche e collegamento delle immagini al data base
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Il sistema di gestione archivi è un’applicazione interamente web-based che permette di gestire tutte le attività previste dal servizio di outsourcing archivistico dei documenti. Il sistema permette di accedere e consultare i documenti digitalizzati in modo rapido e puntuale grazie all’utilizzo di una semplice interfaccia web grafica e intuitiva.

Il sistema di gestione documentale DMS (Document Management System) permette una gestione completa di tutte le necessità del cliente, fornendo una piena tracciabilità del documento a partire dalla gestione fisica, nelle fasi di custodia e conservazione, fino al reperimento delle informazioni attraverso la gestione della copia elettronica. L’intero processo prevede la messa in opera di un sistema di gestione documentale dotato di una piattaforma innovativa capace di coordinare e verificare tutte le lavorazioni dei singoli procedimenti:

  • presa in carico degli archivi
  • catalogazione/inventariazione
  • gestione logistica dei depositi
  • gestione ed evasione delle richieste di movimentazione e di rientro
  • digitalizzazione dei documenti
  • gestione degli archivi digitali
  • gestione della sicurezza e della riservatezza delle informazioni
  • ricerca, consultazione e stampa dei documenti digitalizzati
  • metadatazione dei documenti digitali
  • firma digitale massiva dei documenti digitali
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Tale servizio può essere svolto sia presso la sede di REAR (outsourcing) sia presso il cliente (insourcing) e prevede le seguenti fasi:

  • raccolta della documentazione presso la casella postale del cliente
  • presa in carico della documentazione
  • verifica dei documenti per ulteriore lavorazione
    • processo di acquisizione ottica
    • processo di archiviazione fisica
    • processo di spedizione tramite Servizio Navetta e/o Postale

Perchè scegliere REAR

L’offerta di servizi si fonda sulla esperienza progettuale che REAR ha maturato in ambiti organizzativi complessi, contraddistinti tanto da competenze tecniche quanto da contenuti operativi ad alto valore aggiunto. I vantaggi offerti sono di varia natura:

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    Flessibilità del servizio

    Il Cliente affida a terzi settori delle proprie attività non necessariamente in modo totale ma anche solo per periodi di tempo limitati al fine di eliminare le punte di lavorazione

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    Efficienza ed efficacia dei processi

    Le attività esternalizzate, solitamente marginali per il Cliente, rappresentano invece per la REAR il core business. Ciò consente una gestione industriale dei processi ed ottenimento di economie di scala

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    Livelli di servizio contrattualizzati

    La qualità del servizio erogato è misurata da indici concordati e contrattualizzati, che rendono costante e misurabile la qualità del servizio offerto e permettono di adottare opportuni provvedimenti nel caso di scostamenti

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    Contenimento degli investimenti

    Il Cliente non investe in risorse umane e materiali per svolgere l’attività

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    Focalizzazione su attività economiche

    Il Cliente può affidare a terzi le attività “no core”, concentrando le risorse sui compiti istituzionali più importanti e gratificanti per il personale

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    Indipendenza dalle tecnologie

    Il Cliente affida il servizio alla REAR senza preoccuparsi delle tecnologie di supporto al processo e del rinnovo del parco tecnologico, lasciando al fornitore l’incombenza di essere tecnologicamente evoluto per ottenere maggiore economicità dal processo che ha in carico

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    Corrispettivi economici a consumo

    Ove applicabile, il Cliente riconoscerà alla REAR il corrispettivo economico derivante dal calcolo delle quantità trattate a fronte di un importo “a misura”

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    Monitoraggio del processo

    REAR mette a disposizione strumenti condivisi offrendo trasparenza delle attività e controllo